إدارة المقاولات هي عنصر أساسي يساهم في نجاح أي مشروع بناء، حيث تمثل الركيزة التي تضمن استكمال المشروع وفقًا للجدول الزمني، والميزانية، والقوانين، والمعايير المطلوبة.
فيما يلي شرح مفصل لأهم جوانب إدارة العقود في البناء.
ما هي إدارة المقاولات؟
إدارة المقاولات هي عملية تضمن من خلالها المنظمة أن المقاولين الذين تعمل معهم، بالإضافة إلى أي مقاولين من الباطن، يوفون بالتزاماتهم بكفاءة وفعالية، مع تحقيق أهداف العقد باستمرار. تشمل هذه العملية إدارة العلاقة بين الأطراف المختلفة وتحقيق التوازن بين الالتزام بالجودة، السلامة، الالتزامات القانونية، وتجنب المخاطر.
من هو المقاول؟
المقاول هو مزود خارجي يتم التعاقد معه لتنفيذ أعمال أو تقديم خدمات لتلبية متطلبات العميل التشغيلية أو التجارية. يتم استخدام المقاولين في جميع القطاعات تقريبًا لمجموعة واسعة من الأغراض، تشمل الأعمال البسيطة والمشاريع الكبيرة والمعقدة.
أسباب التعاقد مع المقاولين:
- الحصول على المهارات والخبرات بسرعة: لتلبية احتياجات المشروع الفورية.
- تلبية متطلبات التخصص: مثل الأعمال الفنية أو الهندسية المتقدمة.
- إجراء أنشطة معقدة أو عالية المخاطر: التي يصعب تنفيذها داخليًا.
- الوصول إلى قوة عاملة أو معدات أكبر: غير متوفرة داخليًا أو غير فعالة من حيث التكلفة.
- تسريع تنفيذ المشروع: من خلال تفويض الأعمال.
- الخدمات المنتظمة: مثل التنظيف، الصيانة، أو الأمن.
ما هي التزاماتك تجاه المقاولين في إدارة المقاولات؟
يتم تصنيف المقاولين على أنهم “عمال” بموجب التعريف الوارد في قانون الصحة والسلامة المهنية (WHS)، وقد يُعتبرون أحيانًا موظفين لأغراض تعويض العمال. لذلك، التعاقد مع المقاولين لا يعفيك من مسؤولياتك كـ “صاحب عمل” لضمان وجود أنظمة لتقليل مخاطر إصابتهم أو تعرضهم للأذى.
يجب أن تتضمن إدارة سلامة المقاولين:
- وضع أنظمة تضمن بيئة عمل آمنة.
- التأكد من أن عمليات التعاقد متوافقة مع معايير الصناعة.
ما هي التزامات المقاول؟
المقاولون المستقلون يختلفون عن الموظفين في حقوقهم والتزاماتهم. يتم تحديد التزاماتهم بشكل رئيسي في العقد الذي يشمل:
- تسليم المشروع: وفقًا للمواصفات والجداول الزمنية.
- إدارة المخاطر: وتطبيق التدابير اللازمة لتقليلها.
- التوافق مع قوانين الصحة والسلامة: والالتزام بالتشريعات ذات الصلة.
- الحفاظ على التراخيص والتأمينات المطلوبة: لتجنب أي تعقيدات قانونية.
قد تكون العقود:
- بسيطة مثل اتفاق شفهي أو أمر شراء.
- معقدة مثل وثائق رسمية تحدد جميع المسؤوليات والمخرجات.
خطوات عملية إدارة المقاولات
إدارة المقاولين تتضمن سلسلة من الخطوات المترابطة. يجب تنفيذ العناية الواجبة لضمان تحقيق نتائج مثلى. هناك ست مراحل رئيسية لإدارة المقاولين بشكل متكامل:
1. تحديد نطاق الأعمال والمتطلبات
قبل اختيار المقاول للقيام بالأعمال نيابة عنك، يجب أن يكون لديك مخطط محدد جيدًا للعمل الذي سيتم القيام به، وما هي المعايير المهمة. سيتضمن هذا تحديد نطاق الأعمال وتحديد الخبرة المطلوبة والمؤهلات وأنظمة العمل الآمنة والتأمينات التي سيحتاج المقاول إلى امتلاكها. من خلال تفصيل ذلك منذ البداية، سيؤدي ذلك إلى تبسيط عملية اختيار المقاول والتخفيف من المخاطر. أي:
- نطاق العمل بوضوح.
- المعايير الأساسية التي يجب أن يمتلكها المقاول.
- الخبرات والمؤهلات المطلوبة.
- أنظمة العمل الآمنة.
- التأمينات اللازمة.
الوضوح في هذه المرحلة يبسط عملية اختيار المقاول ويقلل من المخاطر المستقبلية.
2. التعاقد مع المقاول
إن اختيار المقاول هو عملية السعي للحصول على خدمات شركة أخرى، غالبًا عن طريق طرح العطاءات أو طلب العروض، والموافقة على شروط التعاقد. بمجرد فهمك لمتطلبات عملك أو مشروعك، ستتمكن من بدء عملية الشراء وتحديد قائمة مختصرة من المقاولين للاختيار من بينهم. عملية التعاقد تشمل:
- البحث عن خدمات شركة أخرى.
- تقديم عروض أو مناقصات.
- الاتفاق على شروط التعاقد.
عند فهم متطلبات المشروع، يمكن بدء عملية الشراء لتحديد قائمة مختصرة من المقاولين المؤهلين للاختيار من بينهم.
3. اختيار المقاول والتأهيل المسبق
إن التأهيل المسبق للمقاول هو عملية تقييم المقاول قبل التعاقد والتعبئة في الموقع لضمان تلبية متطلباتك الدنيا أو تجاوزها. وسيشمل ذلك التحقق من التراخيص والتأمينات وممارسات العمل الآمنة. يجب أن يأخذ التأهيل المسبق أيضًا في الاعتبار المخاطر التي قد يجدها المقاول أثناء سير العمل، والمخاطر التي قد يجلبها والتي ترتبط بعمله، وكيفية التحكم في هذه المخاطر. بمجرد التأهيل المسبق، يجب أن يكون لديك جميع المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ اختيار مستنير بشأن التعاقد مع مقاول. تتضمن مرحلة التأهيل المسبق:
- تقييم المقاولين للتأكد من استيفائهم للمتطلبات.
- التحقق من التراخيص، التأمينات، وممارسات العمل الآمنة.
- تحديد المخاطر التي قد يواجهها المقاول أثناء العمل وكيفية التحكم فيها.
الهدف من هذه المرحلة هو ضمان جاهزية المقاولين للعمل قبل توقيع العقد. لدى أروقة فريق من المقيمين الخبراء الذين يتعمقون في التحقق من مدى استعداد المقاولين للعمل من خلال معالجة الأسئلة المهمة.
4. صياغة العقود
يعد العقد القوي الذي يحمي جميع الأطراف أحد العناصر الأساسية لإشراك شركة أو فرد في تقديم خدمات كمقاول. ومن الناحية المثالية، يكون العقد عبارة عن وثيقة مكتوبة ويجب أن يتضمن:
- نطاق العمل المتفق عليه.
- مسؤوليات كل طرف.
- توقعات الامتثال للسياسات واللوائح.
- الجداول الزمنية.
- العواقب في حالة خرق شروط العقد.
- المسؤوليات المتعلقة بالأخطاء والتصحيحات.
5. التهيئة والتدريب (Onboarding & Induction)
بمجرد الاختيار، من المهم أن يتم إرشاد المقاول بشكل صحيح وفقًا لسياسات شركتك، بالإضافة إلى المتطلبات ذات الصلة بالموقع. إن إنشاء عملية توجيه شاملة، ليقوم المقاولون بإكمالها، سيضمن أن يكون العمال المتعاقدون على دراية بالتزاماتهم والمخاطر أو المخاطر الخاصة بالموقع وتوقعاتك فيما يتعلق بالصحة والسلامة. قد تتضمن عملية توجيه وإرشاد المقاولين أيضًا تقديم تدريب حول مواضيع مثل السلامة. يمكن أن توفر حلول الوصول إلى الموقع للمقاولين والزوار أيضًا الفرصة لمراقبة من يصل إلى مكان عملك وتقديم التوجيهات اللازمة الخاصة بالموقع. بعد اختيار المقاول، يجب:
- تعريفه بسياسات الشركة ومتطلبات المواقع.
- تنفيذ عمليات تدريب شاملة.
- التأكد من معرفته بالمخاطر المحتملة.
- تقديم تدريبات إضافية عند الحاجة (مثل السلامة المهنية).
6. مراقبة المقاولين والإشراف عليهم
من المهم بشكل خاص التحقق بشكل دوري من أن المقاول يسلم ما تم تحديده في اتفاقيتك. قد يتضمن ذلك:
- التحقق المستمر من صحة التأمينات والتراخيص
- مراجعة امتثال المقاول لأنظمة إدارة السلامة والسياسات والعمليات
- تنفيذ مراجعات الأداء الدورية لمعالجة الأداء الضعيف ومعالجة حالات عدم المطابقة
- تتبع حالات عدم المطابقة وتقديم الإجراءات التصحيحية
- التواصل المستمر والمشاركة مع المقاول
أهداف إدارة المقاولات في مشاريع البناء
هناك العديد من الأهداف التي تحققها إدارة العقود في مشاريع البناء، وأهمها:
- ضمان الانتهاء في الوقت المحدد: متابعة تحقيق جميع مراحل المشروع وتسليمه النهائية ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها.
- السيطرة على الميزانية: مراقبة وإدارة التكاليف لضمان الالتزام بالقيود المالية المحددة.
- الالتزام بمعايير الجودة: التأكد من أن العمل يلبي أو يتجاوز المواصفات والجودة المطلوبة وفقًا للعقد.
- الامتثال القانوني والتنظيمي: ضمان توافق جميع أنشطة المشروع مع القوانين واللوائح والمعايير المعمول بها.
- تيسير التواصل الفعّال: العمل كحلقة وصل مركزية بين جميع الأطراف المتعاقدة لتسهيل حل القضايا والتغييرات بسرعة.
إدارة المقاولات في أروقة
في أروقة نساعد الشركات على:
- إدارة التزام المقاولين بمعايير الصحة والسلامة.
- متابعة التراخيص والتأمينات.
- تقليل العبء الإداري.
- تحسين عملية التعاقد والتأهيل.
يتم دعم هذه الأنظمة بفريق متخصص لتقييم استعداد المقاولين وتوفير حلول متكاملة تلبي احتياجات الشركات. ونهدف إلى تحسين إدارة المقاولات والاستثمار في السلامة والجودة والإنتاجية. من خلال الاعتماد على أنظمة إدارة متكاملة تضمن الالتزام بالقوانين والمعايير المهنية.
